E-mails são tão comuns, que é fácil dá-los como certos. Mas, no ambiente dos negócios, eles representam uma grande oportunidade para você conquistar ou perder a estima de pessoas, e eles podem ter um efeito muito positivo, ou esmagadoramente negativo, sobre o seu emprego. Vamos dar uma olhada numa dúzia de diferentes modos de você garantir que os seus hábitos e regras sobre e-mails estão perfeitos. Nota: nós não estamos nos referindo a e-mails de marketing, mas a e-mails pessoais de negócios.
Bons hábitos de e-mail podem ajudar a sua carreira
- Preste atenção às regras gramaticais, como as corretas grafia e pontuação. Enviar um e-mail profissional começa pela certeza que ele não contém esses erros mencionados. A melhor maneira de fazer isto é garantir que a sua linguagem esteja correta e educada (ou ache um bom revisor de texto). Virtualmente, todos os programas de e-mails tem um corretor e, portanto, mesmo que você ache que o seu texto está correto, use o corretor. Na maioria das vezes, esse procedimento irá identificar óbvios erros de pontuação. Cometer erros gramaticais, usar expressões de gíria, usar referências incorretas, ou deixar sentenças sem sentido, fazem você ser notado (de maneira negativa). Passe sempre o texto pelo corretor antes de enviar qualquer mensagem. Tome um cuidado especial para não mutilar o nome de alguém.
“Jonh” talvez não aprecie o erro de ortografia do seu nome.
- Vá direto ao ponto. As pessoas são atarefadas; elas não têm tempo para ler longos e-mails. O seu cliente, ou o seu colega querem saber o mais rapidamente possível qual é o assunto do seu e-mail. Não enfeite o pavão, nem escreva coisas desnecessárias.
- Use corretamente com cópia oculta (CCO) e com cópia (CC). Cópia oculta deve ser usada apenas por conveniência, ao enviar mensagens para uma longa lista de destinatários, de modo que os clientes e colegas não tenham que ver a lista toda (e as pessoas que não quiserem ter o seu endereço de e-mail divulgado, ficarão protegidas). Use a cópia quando enviar mensagens a alguém diretamente envolvido no assunto.
- Você deve enviar cópia para o seu superior imediato quando enviar um e-mail sobre algum assunto ou projeto da empresa? Talvez. Se tiver dúvida, pergunte a ele. Quando se tratar de algo importante, ele gostará de ser informado. Se for algo de pouca importância, ele pode não gostar. Portanto, pergunte. Isto ajuda a posiciona-lo como alguém que é, ao mesmo tempo, respeitoso e preocupado em mantê-lo bem informado.
- Lembre-se sempre de dizer “por favor” e “obrigado”!
- Sempre assine de maneira adequada. Assinar como “Seu humilde servo” está fora de moda. Tente “Um abraço”, ou “Abraços”, ou “Atentamente”, ou “Atenciosamente”, e suas variações, ou simplesmente “Saudações”.
- Mantenha durante a resposta a mesma linha da mensagem. Isto lembra quem a enviou sobre qual é o assunto e mostra diretamente qual é a sua resposta.
- Apague os spams, as mensagens em cadeia e todo o lixo. Faça o que bem entender no seu computador pessoal em casa, mas, apague esses tipos de anúncios, mensagens de marketing e de esquemas de golpes sempre que estiver no seu e-mail empresarial.
- O e-mail é o método adequado para a comunicação? Apenas por ser o mais fácil, nem sempre é o melhor. Qualquer problema ou assunto muito importante é geralmente melhor resolvido face a face, ou pelo telefone. Se a pessoa com quem você quer falar está na sala ao seu lado, ou na porta ao fundo do corredor, levante e vá até ela. Se você quiser ter uma confirmação por escrito, envie uma nota de acompanhamento (follow-up).
- Evite as abreviaturas ou as faces com um sorriso (emoticons). Estas coisas não devem ser usadas em assuntos sérios. Principalmente, se o seu e-mail vai para um cliente.
- Sempre pergunte a quem enviou o e-mail original, antes de enviar cópias para outros. A não ser que você obtenha permissão específica, você deve perguntar antes de divulgar (compartilhar). Caso contrário, você pode eventualmente infringir leis sobre direitos autorais, o que pode levar a um processo legal.
- Nunca escreva palavrões nem xingue num e-mail empresarial. Você nunca sabe onde ele pode parar. Se ele chegar ao Presidente da empresa, ele pode achar que é assim que você está representando a empresa.
A possibilidade de um processo legal gerado por e-mails
Em cada e-mail enviado, você deve proteger a si próprio e à sua empresa de possíveis responsabilidades. Dependendo da sua empresa, “responsabilidade” pode estar relacionada ao que você disser sobre as pessoas; informação divulgada sobre a sua empresa, sobre fornecedores, ou sobre o ramo de atividades; informação pessoal identificada, relacionada à privacidade; propriedade intelectual. Alguns ramos de atividade, como por exemplo, a saúde, têm leis específicas e rigorosas sobre o que pode ser compartilhado por e-mail. Conheça quais elas são e as obedeça.
Um alerta sobre e-mails pessoais
Quando você enviar e-mails de um endereço empresarial (ou usar a conexão de internet da sua empresa para enviar e-mail de uma conta particular), o seu e-mail passa pelo servidor da empresa. As suas comunicações podem ser monitoradas por uma pessoa da área de TI, e/ou por outra de fora da empresa. Isto significa que os e-mails que você enviar não serão totalmente privados; alguém pode ler o que você escrever. Isto quer dizer que é uma ideia sempre muito boa não incluir suas convicções e emoções, bem como os seus assuntos particulares nos e-mails enviados através da infraestrutura da empresa.
Uma última palavra sobre regras sobre e-mails
Talvez a coisa mais importante sobre as regras sobre e-mails seja bom senso. Os seus e-mails empresariais devem sempre ter um propósito específico. Se não tiverem, não os envie. Se tiverem, pense sobre o que a mensagem deve fazer e como ela será percebida pelo destinatário. Ela está clara? Ela é o mais curta possível? Você deixou de dizer alguma coisa importante? O que você acharia se tivesse recebido esta mensagem de alguém? O que você acharia se o seu superior imediato visse esse e-mail? Se tudo estiver certo, envie-o, sabendo que você está se comunicando bem, de modo a ser reconhecido e, talvez, promovido.