Por Rachel Rosin
De acordo com um estudo do Content Marketing Institute and MarketingProfs, dois terços dos profissionais de marketing B2B citam os webinars e os eventos online como sendo o método mais eficaz para gerar leads e para fazer marketing com prospectos e clientes. Todavia, os eventos presenciais podem ser muito caros. Para um melhor equilíbrio entre os custos e os resultados, os webinars são a sua melhor aposta.
Mas, para obter todos os benefícios de um webinar, você primeiramente precisa produzi-lo. E, para muitos profissionais de marketing, produzir e hospedar um webinar para ser uma tarefa assustadora.
Entretanto, ela não deve ser difícil. Há alguns poucos passos que você deve dar para tornar o seu evento um sucesso. Em primeiro lugar, escolha um assunto; ache bons apresentadores; marque uma data e hora. A seguir, crie um cronograma de produção.
Os webinars não são muito complicados de produzir, mas, ter um plano de produção bem organizado e bem pensado é absolutamente essencial para criar um evento sem falhas. Veja, a seguir, 10 passos para ajuda-lo a produzir e hospedar um webinar com sucesso.
1. Revise o cronograma
Você deve repassar o cronograma de produção todas as semanas com a sua equipe, para garantir que o planejamento do seu webinar esteja nos trilhos. Lembre-se, os seus e-mails e outras campanhas promocionais incluíram uma data e um horário específicos, que você precisa manter. Não deixe de ter um plano B, no caso de um apresentador ficar doente ou um produtor tiver uma emergência familiar.
2. Crie o evento na sua plataforma de webinar
A seguir, você precisa criar o evento na sua plataforma de webinar. A maneira de fazer isto varia de acordo com o software que você usar, mas independentemente de qual você usar, use o tempo necessário (quanto for preciso) para criar o seu evento e verifique o seu trabalho. Veja, a seguir, três plataformas para produzir e encenar os webinars:
- Citrix Online GoToWebinar: Esta é uma ferramenta simples e com boa relação custo/benefício para hospedar eventos online em tempo real. Você pode convidar até 1.000 participantes e engaja-los com vídeos em alta definição, compartilhamento de tela, ferramentas interativas e mais.
- ON24: As soluções incluem promoção na web (geralmente vídeo) com acesso através de um único clique, o registro da marca do webinar e console, além de experiências de visualização que os participantes podem personalizar.
- Cisco WebEx: O Centro WebEx de Eventos o ajuda a comercializar os seus produtos e serviços através de eventos online em tempo real e de webinars, que incluem multimídia, salas privadas para preparação, chat, agrupamento e muitas outras características.
(A Act-On é integrada com Citrix, ON24 e WebEx, o que torna muito mais fácil o processo de gerenciar e promover o seu webinar.)
3. Revise, aprove e carregue os materiais das apresentações
Este é outro lugar no qual se deve planejar e gastar o tempo que for necessário. Revise os slides que os apresentadores prepararam. Se a apresentação não estiver de acordo com os seus padrões de qualidade, dê aos apresentadores bastante tempo para melhorar os slides ou faça a sua própria equipe fazer isto por eles. Quando você tiver a versão final das apresentações, carregue-a na plataforma do webinar. Se você quiser ter biografias dos apresentadores e eles não as tiverem enviado, faça você mesmo um slide da biografia. As pessoas podem ser exigentes em relação a estes slides. Se você quiser que os participantes usem a mídia social durante o evento (e acredite-me, você deve querer), garanta que a legenda do slide máster tenha hashtags ou qualquer outra informação social de que os participantes necessitem para fazer isto funcionar.
4. Realize um curto ensaio
Não fique tentado a pular este passo. Mesmo que o seu apresentador já tenha feito a sua apresentação cem vezes, há outras pessoas e outras partes móveis. Você não precisa treinar o espetáculo completo, mas é crítico fazer um curto ensaio com o moderador e os apresentadores para assegurar que todos os participantes entendam a estrutura básica do evento e possam articular os pontos chave que eles compartilharem. Tenha a certeza que todos entenderam a logística, como a data, a hora, o número do telefone, e a URL, bem como itens funcionais tais como passar e garantir os direitos dos apresentadores, fazer as apresentações, as transições, etc.
5. Faça uma reunião com os apresentadores antes do webinar
Certifique-se que o seu webinar comece no horário anunciado. A melhor maneira de fazer isto é garantir que o moderador e os apresentadores disquem para entrar no evento pelo menos 15 minutos antes do horário oficial do início. Eles também devem logar no sistema do webinar para que todos possam rever a logística do evento e ter qualquer pergunta de última hora respondida.
Cinco minutos, e, então, um minuto antes da hora de começar, lembre a todos que o evento vai começar. Finalmente, dez segundos antes do início, deseje boa sorte a todos e comece a contagem regressiva. No final da contagem regressiva, o webinar está vivo e o moderador deve dar as boas vindas a todos os participantes.
6. Inicie o webinar ao vivo
A maneira de começar o webinar é crítica para engajar os participantes. O moderador deve dar as boas vindas à audiência e claramente declarar o título do webinar. Há geralmente uma logística de arrumação para cobrir, por exemplo, como a audiência pode fazer perguntas e participar via mídia social. Faça isto da maneira mais curta possível!
O moderador deve apresentar os apresentadores e talvez permitir que eles façam breves apresentações deles mesmos. Nota: ninguém deve, neste momento, fazer qualquer promoção aberta de produtos. Uma vez que este passo esteja completado, o moderador deve passar a bola para o primeiro apresentador.
7. Deixe os apresentadores realizarem o trabalho deles
Os apresentadores devem ter entre 30 e 45 minutos (no total, não cada um) para fazer as apresentações durante o webinar. Isto deve constituir a maior parte do evento. A presença de um ou de vários apresentadores determinará exatamente como o tempo deve ser gerenciado. Independentemente do formato, os apresentadores devem ser engajadores e ter consciência do tempo, de modo que possam concluir as suas respectivas apresentações dentro do tempo previsto.
8. Use o engajamento social durante o webinar
As principais plataformas de tecnologia para webinars permitem o engajamento através de características como P&R e agrupamentos, mas, você também deve garantir, durante o webinar, o uso do Twitter e de outras ferramentas sociais. Se você usar o Twitter, crie uma hashtag específica para o evento, que os participantes possam usar ao tuitar sobre o webinar.
9. Perguntas da audiência
Durante o webinar, os participantes poderão enviar perguntas pelo software do webinar. É uma boa prática arquivar essas perguntas até o final do evento e, então, fazer o moderador transmiti-las aos apresentadores. Tenha a certeza de incluir este tempo no cronograma e que o moderador saiba economizar 5 ou 10 minutos no final da sessão para P&R. É bom também, ao começar, informar aos participantes o procedimento para fazer perguntas.
10. Fazer o moderador concluir o evento
O moderador deve fazer o encerramento do evento, agradecendo aos apresentadores e pedindo para a audiência permanecer engajada com você. Por exemplo, pedir a eles para segui-lo no Twitter ou para subscrever a sua newsletter.
Uma vez encerrado o webinar, você deve guardar uma versão gravada em vídeo e compartilha-la no seu website e também através dos canais sociais de vídeo. A grande vantagem do formato sob demanda dos webinars é que eles têm a energia e a personalização de um evento ao vivo, e podem também servir como uma promoção contínua de conteúdo no seu website, além de serem uma rica mina para futuras apresentações.
Se você receber muitas perguntas durante o evento ao vivo que não puderam ser respondidas durante o tempo previsto, você pode usar essas perguntas para criar um blog post ou um artigo, que pode ser usado para promover um webinar sob demanda. Então, você pode também promover o blog post para os participantes.
Verifique este guia para obter mais informações sobre “como hospedar eventos perfeitos online em presenciais”.
Sobre a autora: Rachel Rosin é responsável pelo desenvolvimento e a execução de webinars e de campanhas de e-mail que têm o objetivo de atrair, capturar e nutrir prospectos e leads. Ela é também uma participante importante no desenvolvimento de conteúdo para leads e para o cultivo da linha de abastecimento, com foco em aumentar as taxas de conversão.
Fonte: Act-On Software
Tradução: Fernando B. T. Leite
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