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Como produzir e hospedar um webinar com sucesso em 10 simples passos

por dionei

Por Rachel Rosin

De acordo com um estudo do Content Marketing Institute and MarketingProfs, dois terços dos profissionais de marketing B2B citam os webinars e os eventos online como sendo o método mais eficaz para gerar leads e para fazer marketing com prospectos e clientes. Todavia, os eventos presenciais podem ser muito caros. Para um melhor equilíbrio entre os custos e os resultados, os webinars são a sua melhor aposta.

Mas, para obter todos os benefícios de um webinar, você primeiramente precisa produzi-lo. E, para muitos profissionais de marketing, produzir e hospedar um webinar para ser uma tarefa assustadora.

Entretanto, ela não deve ser difícil. Há alguns poucos passos que você deve dar para tornar o seu evento um sucesso. Em primeiro lugar, escolha um assunto; ache bons apresentadores; marque uma data e hora. A seguir, crie um cronograma de produção.

Os webinars não são muito complicados de produzir, mas, ter um plano de produção bem organizado e bem pensado é absolutamente essencial para criar um evento sem falhas. Veja, a seguir, 10 passos para ajuda-lo a produzir e hospedar um webinar com sucesso.

1. Revise o cronograma

Você deve repassar o cronograma de produção todas as semanas com a sua equipe, para garantir que o planejamento do seu webinar esteja nos trilhos. Lembre-se, os seus e-mails e outras campanhas promocionais incluíram uma data e um horário específicos, que você precisa manter. Não deixe de ter um plano B, no caso de um apresentador ficar doente ou um produtor tiver uma emergência familiar.

2. Crie o evento na sua plataforma de webinar

A seguir, você precisa criar o evento na sua plataforma de webinar. A maneira de fazer isto varia de acordo com o software que você usar, mas independentemente de qual você usar, use o tempo necessário (quanto for preciso) para criar o seu evento e verifique o seu trabalho. Veja, a seguir, três plataformas para produzir e encenar os webinars:

  • Citrix Online GoToWebinar: Esta é uma ferramenta simples e com boa relação custo/benefício para hospedar eventos online em tempo real. Você pode convidar até 1.000 participantes e engaja-los com vídeos em alta definição, compartilhamento de tela, ferramentas interativas e mais.
  • ON24: As soluções incluem promoção na web (geralmente vídeo) com acesso através de um único clique, o registro da marca do webinar e console, além de experiências de visualização que os participantes podem personalizar.
  • Cisco WebEx: O Centro WebEx de Eventos o ajuda a comercializar os seus produtos e serviços através de eventos online em tempo real e de webinars, que incluem multimídia, salas privadas para preparação, chat, agrupamento e muitas outras características.

(A Act-On é integrada com Citrix, ON24 e WebEx, o que torna muito mais fácil o processo de gerenciar e promover o seu webinar.)

3. Revise, aprove e carregue os materiais das apresentações

Este é outro lugar no qual se deve planejar e gastar o tempo que for necessário. Revise os slides que os apresentadores prepararam. Se a apresentação não estiver de acordo com os seus padrões de qualidade, dê aos apresentadores bastante tempo para melhorar os slides ou faça a sua própria equipe fazer isto por eles. Quando você tiver a versão final das apresentações, carregue-a na plataforma do webinar. Se você quiser ter biografias dos apresentadores e eles não as tiverem enviado, faça você mesmo um slide da biografia. As pessoas podem ser exigentes em relação a estes slides. Se você quiser que os participantes usem a mídia social durante o evento (e acredite-me, você deve querer), garanta que a legenda do slide máster tenha hashtags ou qualquer outra informação social de que os participantes necessitem para fazer isto funcionar.

4. Realize um curto ensaio

webinar com sucessoNão fique tentado a pular este passo. Mesmo que o seu apresentador já tenha feito a sua apresentação cem vezes, há outras pessoas e outras partes móveis. Você não precisa treinar o espetáculo completo, mas é crítico fazer um curto ensaio com o moderador e os apresentadores para assegurar que todos os participantes entendam a estrutura básica do evento e possam articular os pontos chave que eles compartilharem. Tenha a certeza que todos entenderam a logística, como a data, a hora, o número do telefone, e a URL, bem como itens funcionais tais como passar e garantir os direitos dos apresentadores, fazer as apresentações, as transições, etc.

5. Faça uma reunião com os apresentadores antes do webinar

Certifique-se que o seu webinar comece no horário anunciado. A melhor maneira de fazer isto é garantir que o moderador e os apresentadores disquem para entrar no evento pelo menos 15 minutos antes do horário oficial do início. Eles também devem logar no sistema do webinar para que todos possam rever a logística do evento e ter qualquer pergunta de última hora respondida.

Cinco minutos, e, então, um minuto antes da hora de começar, lembre a todos que o evento vai começar. Finalmente, dez segundos antes do início, deseje boa sorte a todos e comece a contagem regressiva. No final da contagem regressiva, o webinar está vivo e o moderador deve dar as boas vindas a todos os participantes.

6. Inicie o webinar ao vivo

A maneira de começar o webinar é crítica para engajar os participantes. O moderador deve dar as boas vindas à audiência e claramente declarar o título do webinar. Há geralmente uma logística de arrumação para cobrir, por exemplo, como a audiência pode fazer perguntas e participar via mídia social. Faça isto da maneira mais curta possível!

O moderador deve apresentar os apresentadores e talvez permitir que eles façam breves apresentações deles mesmos. Nota: ninguém deve, neste momento, fazer qualquer promoção aberta de produtos. Uma vez que este passo esteja completado, o moderador deve passar a bola para o primeiro apresentador.

7. Deixe os apresentadores realizarem o trabalho deles

Os apresentadores devem ter entre 30 e 45 minutos (no total, não cada um) para fazer as apresentações durante o webinar. Isto deve constituir a maior parte do evento. A presença de um ou de vários apresentadores determinará exatamente como o tempo deve ser gerenciado. Independentemente do formato, os apresentadores devem ser engajadores e ter consciência do tempo, de modo que possam concluir as suas respectivas apresentações dentro do tempo previsto.

8. Use o engajamento social durante o webinar

As principais plataformas de tecnologia para webinars permitem o engajamento através de características como P&R e agrupamentos, mas, você também deve garantir, durante o webinar, o uso do Twitter e de outras ferramentas sociais. Se você usar o Twitter, crie uma hashtag específica para o evento, que os participantes possam usar ao tuitar sobre o webinar.

9. Perguntas da audiência

webinar com sucessoDurante o webinar, os participantes poderão enviar perguntas pelo software do webinar. É uma boa prática arquivar essas perguntas até o final do evento e, então, fazer o moderador transmiti-las aos apresentadores. Tenha a certeza de incluir este tempo no cronograma e que o moderador saiba economizar 5 ou 10 minutos no final da sessão para P&R. É bom também, ao começar, informar aos participantes o procedimento para fazer perguntas.

10. Fazer o moderador concluir o evento

O moderador deve fazer o encerramento do evento, agradecendo aos apresentadores e pedindo para a audiência permanecer engajada com você. Por exemplo, pedir a eles para segui-lo no Twitter ou para subscrever a sua newsletter.

Uma vez encerrado o webinar, você deve guardar uma versão gravada em vídeo e compartilha-la no seu website e também através dos canais sociais de vídeo. A grande vantagem do formato sob demanda dos webinars é que eles têm a energia e a personalização de um evento ao vivo, e podem também servir como uma promoção contínua de conteúdo no seu website, além de serem uma rica mina para futuras apresentações.

Capa Whitepaper 8 Maneiras LP 317bSe você receber muitas perguntas durante o evento ao vivo que não puderam ser respondidas durante o tempo previsto, você pode usar essas perguntas para criar um blog post ou um artigo, que pode ser usado para promover um webinar sob demanda. Então, você pode também promover o blog post para os participantes.

Verifique este guia para obter mais informações sobre “como hospedar eventos perfeitos online em presenciais”.

Sobre a autora: Rachel Rosin é responsável pelo desenvolvimento e a execução de webinars e de campanhas de e-mail que têm o objetivo de atrair, capturar e nutrir prospectos e leads. Ela é também uma participante importante no desenvolvimento de conteúdo para leads e para o cultivo da linha de abastecimento, com foco em aumentar as taxas de conversão.

Fonte: Act-On Software

Tradução: Fernando B. T. Leite

® Copyright: A HyTrade é agência parceira da Act-On e todos os artigos são traduzidos e republicados com autorização.

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