Por Rachel Rosin
Grandes webinars têm três traços comuns:
- Eles cobrem tópicos interessantes para uma audiência alvo específica.
- Eles são realizados em formatos que mostram a competência do palestrante.
- Os palestrantes são engajadores.
Ao criar o seu webinar, comece definindo um tópico que ressoará na sua audiência. Uma vez definido o tópico, você pode criar ativos como e-mails, uma landing page e o próprio evento. Veja, a seguir, 10 dicas para ajuda-lo a desenvolver um webinar que satisfaça as suas metas e obtenha os resultados que você planejou.
1. Obtenha um acordo sobre o tópico do seu webinar
Você e a sua equipe devem definir um tópico. Este assunto (e o conteúdo a ele associado) ajudará a guiar como o seu evento será intrinsecamente interessante e potencialmente atraente – o que influencia o número de leads gerados pelo webinar. O tópico dever ser altamente relevante para a sua audiência alvo e deve ser original (ou apresentar uma visão original; você não deve repetir um tópico que todos já viram neste ano) e acionável. Você também pode, às vezes, atrair uma maior audiência ao escolher um assunto provocativo pela própria natureza.
2. Especifique o formato
Os webinars podem ter diferentes formatos. Com poucas exceções, deve sempre haver um moderador e pelo menos um apresentador. Veja, a seguir, algumas possibilidades
- Um apresentador: Este é o formato mais simples. O apresentador deve ter excelentes habilidades para apresentar, para não perder o interesse da audiência se ele não for engajador.
- Dois apresentadores: Cada apresentador se encarrega de uma parte diferente da apresentação. Este formato pode ser mais interessante para a audiência que um único apresentador, especialmente se eles interagirem um com o outro, ao invés de dividir a apresentação em metades estanques.
- Entrevista: Isto pode ser uma sessão de perguntas e respostas ou uma abordagem de um tópico do tipo da que ocorre na luta livre de duplas (um lutador só pode entrar na arena se for tocado pelo outro).
- Painel de discussão: Um painel de discussão é geralmente moderado por um dos especialistas ou pelo organizador. Em virtude dele fornecer mais espaço para diferentes pontos de vista, ele pode ser muito engajador. Entretanto, ele também pode sair dos trilhos na ausência de um bom moderador e de um forte foco. Reserve mais tempo e coordenação para gerenciar os múltiplos apresentadores (inclusive ensaio) e crie um roteiro para ser seguido pelo moderador, para manter a discussão nos trilhos.
3. Identifique e recrute os apresentadores
Recrutar moderadores e apresentadores é o próximo grande passo do processo de produção. Os seus apresentadores precisam ser engajadores e articulados para que a audiência permaneça no webinar até o fim. Apresentadores chatos, ou que não têm nada de novo para dizer cansam a audiência e fazem a sua marca parecer sem graça. Os apresentadores que têm fortes marcas pessoais podem também ser um grande chamariz para o evento.
Você pode ter especialistas internos que podem falar, mas, não despreze a possibilidade de escolher apresentadores terceirizados para fazer apresentações educacionais. Ninguém quer se inscrever para ouvir um discurso de vendas durante uma hora; ter um apresentador terceirizado acrescenta credibilidade e diminui o ceticismo sobre o conteúdo.
4. Reúna-se com os apresentadores para discutir o tópico
Isto é absolutamente chave: tenha uma reunião inicial com os apresentadores. Você deve resumir o tópico para eles, mostrar os temas chaves, discutir o formato e o cronograma de produção. Mostre a eles como você vai promover o evento. Assegure-se de que eles manterão os horários necessários para o webinar, de acordo com a data programada.
5. Desenvolva a sua landing page
À medida que você usar e-mail e a mídia social para promover, você orientará os potenciais participantes para se dirigirem a uma landing page, para se registrar. Garanta que esta seja uma bonita landing page, que carregue a mensagem da sua marca. Reforce o valor, para convencer qualquer pessoa que estiver interessada, mas hesitando. Melhores práticas importantes incluem: promoção dos apresentadores, deixar claros a data e o horário, usar um formulário simples para o registro dos participantes, fornecer uma clara descrição do webinar e criar um texto que diga claramente ao prospecto o que haverá de interessante para ele. Não faça outras ofertas nessa página; deixe nela apenas o seu webinar.
6. Crie os seus e-mails promocionais
O e-mail é a ferramenta mais poderosa disponível para promover um webinar. Crie e-mails promocionais para convidar as pessoas a visitar a landing page, onde elas podem se inscreverem para participar. Ao começar, para buscar inspiração, olhe a sua caixa de entrada. Preste atenção aos convites recebidos, especialmente um e-mail de uma empresa que já tenha realizado webinars com sucesso. Siga as melhores práticas padronizadas para escrever e-mails, como criar um título atrativo, um bom texto e uma única chamada para ação.
7. Desenvolva materiais para outros canais promocionais
Use outros canais para promover o seu webinar. Você tem, na sua home page, um lugar para promover eventos? O seu blog? Poste nos canais da mídia social que os seus atuais clientes usam para alcançar uma demografia similar – e novos prospectos.
8. Crie os seus e-mails operacionais
Os e-mails não são apenas uma via para recrutar pessoas para um webinar, eles são a maneira mais eficaz de se comunicar com pessoas que já se inscreveram para um evento. No mínimo, crie os seguintes e-mails:
- Um e-mail de confirmação do registro (com um anexo para iCal);
- Um lembrete antes do evento para ser enviado com 24 horas de antecedência;
- Um agradecimento depois do evento para os que participaram;
- Um agradecimento depois do evento para os que não participaram (talvez com uma gravação do evento).
De acordo com uma recente pesquisa da ON24, a sua melhor aposta é gerar registros num longo período de tempo. O ciclo promocional para os webinars continua a durar mais, o que significa que você pode aumentar o número de mensagens de e-mail enviadas para gerar uma maior audiência e participação no webinar.
Use um e-mail de resposta automática para que os que se registraram tenham uma imediata confirmação do registro. Você pode também acrescentar ao e-mail de confirmação um calendário automático do evento, para que os que se registraram possam bloquear a data e o horário em suas agendas.
Depois do evento, envie uma mensagem de agradecimento dentro de 24 horas ou menos, e inclua qualquer conteúdo que foi prometido aos participantes. Inclua um link para o arquivo do webinar; perto de 25% dos participantes verá a gravação, numa versão sob demanda, e muitas pessoas que perderam o evento ao vivo também verão a gravação num momento adequado para elas. Acrescente listas de compartilhamento para que os destinatários possam passar a versão gravada para os seus colegas. Você também pode considerar criar uma biblioteca sob demanda dos seus webinars, semelhante ao Act-On’s Video Hub.
9. Trabalhe com os apresentadores para criar os materiais da apresentação
Os apresentadores devem criar dispositivos a serem usados no webinar. A parte mais importante do webinar é o que dizem os apresentadores, mas bons visuais manterão as pessoas engajadas e ouvindo, e aprofundará o entendimento delas do que está sendo apresentado. Se possível, é melhor que os apresentadores preparem os seus próprios dispositivos. Ofereça uma orientação concreta sobre as melhores práticas para fazer uma apresentação, como imagens envolventes ou interessantes e grandes tipos de letras; essencialmente, muitas imagens e poucas palavras (nota: se os dispositivos puderem se manter por si próprios, você não precisará fazer muita coisa para ter um SlideShare).
10. Faça uma rápida revisão do seu plano e de todos os materiais
Uma vez que você tenha criado todos os materiais do seu webinar, você deve realizar uma revisão. Foque em ter a certeza que você verificou tudo o que precisava ser feito. Revise todos os materiais para garantir que eles sejam consistentes (com eles mesmos, com a marca e com as mensagens) e que estão no ponto. Você deve ter a certeza que tem tudo o que precisa para manter a data da promoção.
Finalmente, se você tiver tempo, leia tudo e garanta que o tempo de duração esteja em sincronia com o programa e que não há lugares nos quais o ritmo está rápido demais, ou onde haja uma eventual falta de energia. Isto equivale a um ensaio para ajudar os apresentadores a se sentirem confortáveis, e dar a eles uma chance de corrigir qualquer coisa que não estiver funcionando bem.
Agora você terminou a preparação e está pronto para seguir adiante com confiança.
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Sobre a autora: Rachel Rosin é responsável pelo desenvolvimento e a execução de webinars e de campanhas de e-mail que têm o objetivo de atrair, capturar e nutrir prospectos e leads. Ela é também uma participante importante no desenvolvimento de conteúdo para leads e para o cultivo da linha de abastecimento, com foco em aumentar as taxas de conversão.
Fonte: Act-On Software
Tradução: Fernando B. T. Leite
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