Por Monique Torres
O PowerPoint é um programa interessante, que pode provocar o pior ou o melhor na entrega de informações: para cada apresentação que é interessante, há uma (ou talvez 10) que são simplesmente insuportáveis. Ninguém quer que a sua apresentação seja insuportável, mas, às vezes, isto acontece, desde nas reuniões em pequenas empresas até em empresas muito grandes.
Se você estiver interessado em manter a sua audiência engajada, atenta e arrebatada (ou pelo menos acordada), veja, a seguir, 7 dicas sobre apresentações em PowerPoint que o ajudarão a conquistar e a manter a atenção dos que o estiverem assistindo.
1. Comece por uma questão
Desafiar a sua plateia com uma questão (apresentar um problema, fazer analogias, fazer citações e relatar casos funcionam bem) é uma forma testada e comprovada de manter a atenção, que você pode usar para dar o pontapé inicial da sua apresentação. Ela deve ser relevante para a plateia; se ela for também algo evocativa, melhor ainda. Dedique o seu primeiro ou segundo slides apenas para a questão – fonte em negrito, letras grandes e muito espaço – para estabelecer imediatamente o tom e o conteúdo do que a plateia está prestes a ver/ouvir e engaje a cognição mental desde o princípio.
2. Mantenha a apresentação curta e suave
Da mesma maneira como ocorre com a maioria das coisas, pouco é muito. Apresentações impactantes focam no ponto importante: elas estabelecem o cenário, estruturam a informação para apoiar o ponto principal e fazem um resumo. Tenha em mente que você gastará aproximadamente entre 3 e 5 minutos em cada slide. Portanto, se você tiver disponíveis 30 minutos, toda a sua apresentação deverá conter apenas de 6 a 10 slides. Portanto…
- Limite a informação em cada slide. O seu conjunto de slides é uma ferramenta para promovê-lo e não para substituí-lo. Não jogue toda a sua fala nos slides, não os “leia”, ou não os use como se fossem as suas “anotações”, pois, assim, você perderá a sua plateia. Ao invés disso, use os slides para mostrar uma única imagem ou um número limitado de frases, ou de pontos principais e use-os como pontos de intriga e/ou para explicações sobre a sua fala.
- Escreva de maneira concisa. A regra de ouro é uma única ideia por slide. Não duas. Uma ideia de cada vez. Isto é fácil de recomendar, mas é muito difícil de fazer; os seres humanos são especialistas em saírem pela tangente e fugir dos assuntos (divagar) antes de nós percebermos. Quanto mais você puder focar no assunto, mais claros serão os seus pontos e você manterá a atenção do seu público por mais tempo.
- Mantenha a ideia principal diante da sua plateia. Escreva lembretes curtos ao lado, pois, você pode ter slides que apoiam a sua ideia ou ponto principal. Se você tiver, não suponha que a sua plateia irá se manter ligada em você. Portanto, garanta que a ideia principal fique na frente e no centro (por exemplo, num sutil cabeçalho ou rodapé em todo o gripo de slides) para evitar que a sua plateia se perca.
3. Use as cores de maneira eficaz
As cores e os contrastes são importantes fatores da estimulação visual, e eles podem desempenhar papeis significativos no estabelecimento e na condução do tom do seu assunto. Não tenha medo de usa-los, mas não exagere (a não ser que a sua apresentação seja um estudo sobre um reino de unicórnios brilhantes numa centelha). Você quer que as cores apoiem a sua apresentação e não a depreciem. Escolha cuidadosamente a sua paleta e o uso que você vai fazer dela, e não descuide de onde a sua apresentação será vista. Se ela for ser impressa, teste para garantir que as cores que você escolheu fiquem bem no papel, e, por exemplo, elas não enterrem o texto e comprometam a mensagem.
4. Simplifique
A complexidade não é uma boa maneira para chegar a um determinado ponto (como diz o CEO da Telecomquotes, Michael Bremmer, “Uma mente confusa nunca compra”). Até onde for possível – e isto depende da sua audiência – simplifique ideias complicadas, para que elas fiquem acessíveis e diretas. Se a sua apresentação parecer pedante e/ou fora de alcance para a sua plateia, ela se sentirá alienada e desconectará, e nenhuma destas coisas será boa para você.
5. Mostre a sua personalidade
Seja você mesmo. É claro que você pode estar nervoso (até a cantora Barbra Streisand é famosa por perder as estribeiras antes de uma apresentação), mas, você ainda pode ser autêntico. As pessoas são receptivas à autenticidade e perdoam algumas vaciladas, desde que você fale para elas (não em direção a elas) e você mostre algum caráter. Seja leve. Conte uma piada de vez em quando. E, definitivamente, faça contato com os olhos. Isto será bom para você.
6. Faça alguma mudança de rumo com algo diferente
Parte de conquistar e manter a atenção da sua plateia envolve quebrar o fluxo. Ache oportunidades para misturar um pouco as coisas, usando animação, mostrando um vídeo, fazendo uma enquete, ou cortando para uma tira cômica ou uma piada. Se for uma apresentação ao vivo, mova-se um pouco pelo palco, ou pela sala, ao invés de ficar parado como uma sentinela atrás do púlpito.
7. Termine com uma chamada para ação
Se você tiver feito o seu trabalho corretamente, deve deixar a sua plateia querendo mais. Dê a eles uma ou mais ações que eles possam tomar imediatamente. Incluir links é bom. Tenha também a certeza que o seu nome, o seu título, o nome a sua empresa, o seu website, o seu e-mail, o número do seu telefone e qualquer coisa mais que seja pertinente esteja no seu último slide. Facilite para a sua plateia tomar o próximo passo junto com você.
Vá adiante e engaje
De acordo com o Dr. Mark Goulston, psiquiatra de negócios (empresas) e autor, as suas apresentações devem desencadear reações da sua plateia, tais como:
- Um momento, você pode repetir isso?
- Oba, você pode repetir isso?
- Hummmmmm, eu preciso escrever isso.
- Sim! Isto faz sentido.
Colocando em prática estas dicas para fazer apresentações em PowerPoint, você terá uma melhor chance de apimentar a sua apresentação, engajar e educar a sua plateia, e ganhar o seu dia… ou fechar o negócio.
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Sobre a autora: Monique Torres é escritora sênior da Act-On Software e colaboradora regular do blog Act-On Ação de Marketing. Ela tem uma experiência de quase 20 anos na indústria de marketing, com foco em marketing digital epesquisa de mercado para high-tech.
Fonte: Act-On Software
Tradução: Fernando B. T. Leite
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