Por Geoffrey James
Siga este sistema simples de seis passos, para assegurar que os seus e-mails sejam eficazes.
Os e-mails são os documentos mais comuns no mundo dos negócios. Infelizmente, muitos e-mails são tão mal escritos, que as pessoas que os recebem têm dificuldade de saber por que os estão lendo e o que devem fazer após lê-los.
A seguir, está um método infalível de escrever e-mails eficazes.
1. Tenha em mente uma decisão específica
O objetivo de um e-mail é sempre levar quem o recebe a tomar alguma decisão. Se não, porque escrevê-lo?
Portanto, antes de escrever qualquer coisa, pergunte-se: qual é exatamente a decisão que eu quero que seja tomada pelo receptor?
Como tudo que se escreve sobre negócios, qualquer texto vago, não específico, é inútil. Quanto mais claro for o objetivo, mais convincente será e seu e-mail.
2. Comece o e-mail escrevendo a sua conclusão
A sua conclusão é uma declaração do que você quer que o receptor faça, com base no conteúdo do seu e-mail.
Na escola, você foi, provavelmente, ensinado a começar fazendo uma introdução e terminar com uma conclusão. Isto está errado.
Ninguém, no mundo dos negócios, tem tempo para perambular através do desenvolvimento de uma ideia. Se você não disser imediatamente qual é o motivo de ter enviado o e-mail, o receptor irá, provavelmente, deixa-lo de lado e se concentrar e qualquer outra coisa.
Portanto, comece pela conclusão. Por exemplo, suponha que o seu objetivo é que o seu chefe aprove a construção de um ginásio interno para manter a boa forma física dos funcionários.
ERRADO:
João,
Como você sabe, o absenteísmo é geralmente considerado um problema contínuo, que tem um importante impacto financeiro sobre as empresas. [bla, bla, bla], portanto, você deveria considerar a alocação de recursos para a instalação de um ginásio dentro da sua empresa.
CERTO:
João,
Eu quero que você aprove a instalação de um ginásio dentro da sua empresa.
3. Estruture a sua argumentação sob a forma de “partes digeríveis”
Tendo começado, pela conclusão, elabore, em seguida, a argumentação que apoia a sua conclusão (isto é, a decisão que você quer que seja tomada). Para tornar a argumentação “digerível”, reparta-a em pequenos trechos e apresente cada ponto com o mesmo formato e a mesma estrutura das sentenças.
ERRADO:
De acordo com um relatório do governo recentemente publicado, a atividade física em grupo é extremamente importante, embora poucas empresas estejam atualmente comprometidas com esta atividade. Muitas empresas identificam a boa forma física como um ativo competitivo subavaliado, mas, elas não têm um plano para melhorar isto, muito embora a boa forma física esteja fortemente ligada ao sucesso econômico das empresas e das pessoas, individualmente. Eu sinto que se nós não tratarmos logo deste assunto, acabaremos ficando para trás.
CERTO:
Um ginásio dentro da empresa irá:
– Diminuir o absenteísmo.
– Melhorar a produtividade em geral.
4. Apoie cada argumento com evidências
Diz-se por aí que todos nós temos duas coisas: um esfíncter e uma opinião. A não ser que você apresente fatos que apoiem os seus argumentos, os seus e-mails serão uma enorme opinião e, portanto, o receptor vai considera-lo como uma enorme…, bem, você já sabe o que.
ERRADO:
Um ginásio interno irá diminuir o absenteísmo porque as pessoas preferem vir para o trabalho ao invés de ficarem em casa e, assim, elas ficam mais saudáveis.
CERTO:
– Diminua o absenteísmo. De acordo com uma pesquisa do Instituto Nacional de Saúde, realizada com 1.000 empresas, as que têm um ginásio interno tem 20% menos absenteísmo do que as que não têm.
5. Repita a sua conclusão como um “convite para a ação”
No final do e-mail, repita a sua conclusão de modo a dar ao receptor uma clara indicação sobre qual será o próximo passo a ser tomado, pressupondo que ele concorde com a sua conclusão, baseado na força dos seus argumentos e na evidência demonstrada. Escreva um texto simples e específico.
ERRADO:
O seu apoio a este projeto será muito apreciado.
CERTO:
Se você responder este e-mail com a sua aprovação, eu iniciarei o processo imediatamente.
6. Insira um benefício no seu título
O título é a parte mais importante do seu e-mail e, assim sendo, que você deve escrevê-lo por último, após ter escrito a sua conclusão e os seus argumentos, mencionando as evidências que os apoiam.
Idealmente, o título deve ser capaz de cumprir duas importantes tarefas: 1) interessar suficientemente o receptor, para que ele o abra e leia, e 2) deixar implícita a conclusão que você quer que ele aceite.
Na maioria dos casos, a melhor maneira de realizar estas tarefas é inserir um benefício (ou benefícios) que resultará(ão) da tomada, pelo receptor, da decisão desejada.
ERRADO:
Assunto: O impacto de programas internos de boa forma física sobre a saúde dos funcionários.
CERTO:
Assunto: Como diminuir o absenteísmo.
Para finalizar, veja a seguir estes dois e-mails:
ERRADO:
Para: João@Acme.com
Assunto: O impacto de programas internos de boa forma física sobre a saúde dos funcionários
João,
Como você sabe, o absenteísmo dos funcionários é geralmente considerado um problema contínuo, com grande impacto financeiro sobre as empresas. Um ginásio interno irá diminuir o absenteísmo porque as pessoas irão preferir vir para o trabalho, ao invés de ficar em casa, melhorando assim a própria saúde. Portanto, nós deveríamos considerar a hipótese de alocar uma verba para instalar um ginásio em nossa empresa. O seu apoio a este projeto será muito apreciado.
Pedro
CERTO:
Para: João@Acme.com
Assunto: Como diminuir o absenteísmo
João,
Eu quero que você aprove a instalação de um ginásio interno. Isto irá:
– Diminuir o absenteísmo. De acordo com uma pesquisa do Instituto Nacional de Saúde, realizada com 1.000 empresas, as que têm um ginásio interno tem 20% menos absenteísmo do que as que não têm.
– Aumentar a produtividade. Nós temos um absenteísmo 50% maior que o de outras empresas e, portanto, diminuir esse número para 20% irá, automaticamente, aumentar a nossa produtividade em 10%.
Se você responder este e-mail com a sua aprovação, eu iniciarei imediatamente este processo.
Pedro
De verdade, qual desses dois e-mails você acha que irá, provavelmente, levar o seu projeto adiante?
Sobre o autor: Geoffrey James escreve uma coluna sobre vendas no site Inc.com, o blog orientado para vendas mais visitado do mundo. O seu livro recentemente publicado é “Venda de empresa para empresa: ponderosas palavras e estratégias de vendas dos maiores especialistas em vendas de todo o mundo” (Veja aqui o livro na Amazon) e para segui-lo no Twitter: @Sales_Source
Fonte: Inc.
Tradução e edição: Fernando B. T. Leite